La dématérialisation comme réponse aux enjeux actuels : quelle méthodologie employer pour garantir le bon déroulé de ce type de projet ?
Si l’on remonte l’histoire de l’humanité, l’homme n’a eu de cesse de chercher à simplifier le quotidien de sa vie ou celui de son entourage. Pour cela, il a souvent eu recours à des solutions plus ou moins complexes de dématérialisation et en premier lieu celles qui ont concerné ses échanges. Cette dématérialisation gagne peu à peu du terrain avec notamment l’avènement des nouvelles technologies. La crise sanitaire actuelle semble amplifier ce mouvement alors ; quels peuvent être les enjeux d’un projet de dématérialisation ? Quelles sont les étapes clés à respecter ? EXEIS Conseil vous propose son éclairage pour garantir le bon déroulé de ce type de projet.
Les récents évènements qui ont impacté l’ensemble de la planète ; ont bouleversé les habitudes de tout-un-chacun et ont obligé à réinventer en un temps record les relations sociales et les échanges professionnels dits classiques. La limitation du contact physique a mis en lumière tout l’intérêt des solutions digitales auprès des différents acteurs, qu’ils soient personnels ou professionnels, et renforcer leur utilisation quotidienne.
La Covid-19 a ainsi fait exploser le télétravail, l’utilisation d’outils collaboratifs, le E-commerce, laissant des traces profondes et latentes dans l’organisation des individus mais aussi dans l’organisation du travail en entreprise. Ces nouveaux usages parfois mis en place dans des temps records ; ont rappelé les difficultés inhérentes à ce type de transformations. En effet, combien d’exemples peut-on citer ou l’employeur après avoir réussi à fournir un poste de travail et une connexion sécurisée à son employé, s’est rendu compte que les processus internes sur lesquels celui-ci travaillait, n’étaient partiellement voire nullement dématérialisés ; mettant à l’arrêt les plus motivés d’entre eux.
Par réaction ou par anticipation à de futurs évènements, de nombreux acteurs économiques vont probablement s’employer à reprioriser ou initier ce type de projets dans les prochaines semaines. Voici donc quelques précautions avant de se lancer ; et quelques rappels méthodologiques pour garantir le bon déroulé d’un projet de dématérialisation.
En préambule, « Numériser » ne veut pas dire « dématérialiser » !
Si les premières images qui vous viennent à l’esprit lors de l’évocation du terme « dématérialisation » sont celles d’une feuille de papier scannée qui se retrouve en format PDF sur votre ordinateur ; vous n’avez saisi qu’une infime partie du concept.
En effet, vous avez en tête ici l’action de numérisation : c’est-à-dire celle qui consiste à transférer le contenu et quelques caractéristiques formelles d’un document du support papier vers un support numérique. Dans le langage courant, on associe aussi « numériser » à scanner, même si cette fonctionnalité a tendance à disparaître au profit de documents devenant maintenant nativement numériques.
En revanche quand on parle de « dématérialisation » il faut y voir ce que l’on définit comme :
- « Le processus vertueux où le numérique occupe la place centrale comme vecteur de l’information. Il se pense alors très en amont et dans une approche globale pour renforcer la fluidité et l’informatisation des processus en entreprise »
Il répond alors à plusieurs ambitions pour une entreprise/ administration :
Penser global dès le début
Les premiers projets ou réflexions de dématérialisation qui ont été conduits il y a quelques années l’ont souvent été de manière silottée, c’est-à-dire processus par processus, services par services occultant parfois les interactions existantes et minimisant l’impact des changements auprès des différents acteurs ; en externes et ou en internes. Cela a eu pour effet de réduire les gains espérés et de multiplier les embûches que ces types de projets pouvaient générer.
Il convient donc d’appréhender de manière globale la dématérialisation et l’automatisation des processus pour en mesurer les interdépendances et ainsi, concevoir les solutions les plus flexibles pour accompagner les changements à court, moyen et long terme.
Pour ce faire, il est nécessaire d’engager très en amont un diagnostic de maturité des processus qui va permettre d’identifier les gaspillages et les pertes potentielles et aussi mesurer leur conformité. Selon la nature des projets, il pourra également être nécessaire d’intégrer les besoins clients dans la réflexion initiale (ex : signature électronique, process achat, etc.).
Rester vigilant tout au long des étapes du projet
C’est fait, les diagnostics de maturité et approches “besoins” ont permis de confirmer l’intérêt stratégique de dématérialiser un ou des processus de l’entreprise. Il est temps d’engager le projet. Il vous faudra alors respecter plusieurs points de passage obligatoires :
Dans leur mise en œuvre opérationnelle, ces projets nécessitent parfois la mise en place de nouvelles méthodes au regard des contributions récurrentes demandées aux métiers en interne. De fait, il peut être opportun de concevoir ces projets dans une logique agile / incrémentale, faite de nombreux test and learn, contribuant à entretenir un dialogue régulier avec les acteurs terrains, et centrée sur la valeur produite.
La dématérialisation répond donc à toutes les préoccupations du moment
Que votre besoin se situe dans l’amélioration de la relation client, la réduction des coûts, ou bien dans une logique RSE, la dématérialisation remplit sur le papier toutes les cases du bon projet pour les acteurs économiques. Elle bénéficie également des avancées technologiques qui offrent plus d’agilité et de souplesse à long terme.
Estimé à plus de 7,7 milliards d’euros pour 2020, le marché de la dématérialisation risque de fortement s’accélérer dans les prochaines semaines et mois à venir. EXEIS Conseil saura être présent à vos côtés pour vous accompagner dans chaque étape de vos projets de dématérialisation.
